Selamatkan Dokumen ketika Banjir

 

Setiap kali sesuatu kawasan itu dilanda banjir, saya sebagai salah seorang ahli akademik dalam bidang maklumat akan memikirkan adakah bahan maklumat seperti dokumen, rekod termasuk yang formatnya elektronik, selamat atau tidak. Kita melihat tumpuan biasanya diberikan kepada kemusnahan harta benda serta keselamatan manusia yang terlibat.

Namun biasanya selepas memasuki fasa pemulihan banjir atau sekarang digelar pasca banjir, keperluan untuk resume back to normal operation perlu dibuat secepat mungkin. Rumah yang ditenggelami air banjir hendaklah dibersihkan secepat mungkin oleh tuan rumah agar boleh bermalam dengan selesa. Dan memang menjadi target utama tuan rumah agar segalanya dapat dipulihkan kembali pada keadaan asal sebelum banjir, secepat mungkin. 

Target sebegini juga dimiliki oleh organisasi serta kedai-kedai di kawasan terjejas. Organisasi yang saya maksudkan meliputi sektor awam dan juga swasta. Kedai juga perlu secepat mungkin recover supaya boleh start balik berniaga. Lagi-lagi orang di kawasan banjir yang dah surut, ramai nak beli barang untuk makan minum dan lain-lain keperluan.

Apa yang boleh membantutkan proses pemulihan ini ialah dokumen dan rekod yang musnah dan rosak akibat terkena air banjir. Mungkin ada juga dokumen dan rekod yang hilang, hanyut dibawa air bah. Bayangkan betapa sukarnya mereka nak start back their operation jika dokumen dan rekod musnah. They have to create back those documents or kena beroperasi dalam keadaan tidak sempurna. Kadangkala, mempunyai rekod dan dokumen dalam bentuk digital atau elektronik juga tidak semestinya selamat, jika storan simpanan tersebut ditenggelami air. Terpaksa pula keluarkan storan dari PC untuk dikeringkan dan dibuat pemulihan. Kalau nasib tak baik, musnah terus semua data dalam tu. 

Seperti biasa Arkib Negara Malaysia dengan team Tindakan Bencana mereka akan turun padang membantu organisasi dari sektor awam untuk memulihkan kembali dokumen-dokumen yang rosak akibat banjir. Ini bukan kali pertama mereka turun padang. Banjir besar pantai timur pada hujung 2014 menyaksikan team Arkib Negara memberi bantuan. Dan kali ini banjir di Lembah Klang, sekali lagi team Arkib Negara turun memberi bantuan. Boleh lihat laporan di dua link iaitu misi di Pantai Timur pada banjir besar 2014 dan misi di Lembah Klang pada banjir besar yang baru berlaku hujung 2021. 

PhD saya adalah dalam bidang Disaster Readiness untuk Record, lebih spesifik adalah Physical Medical Records. Ketika pada peringkat awal, saya ingin menumpukan pada rekod elektronik, namun setelah berbincang dengan penyelia saya, we decided to concentrate to physical records first. Namun framework yang saya produce boleh diguna pakai untuk rekod elektronik. 

Apa yang saya utarakan dalam tesis PhD saya ialah persediaan. Bukan persediaan menghadapi bencana sahaja tapi ia meliputi keseluruhan program pengurusan bencana. Kita mungkin memiliki segalanya, tapi perlu ada satu indikator untuk melihat adakah kita benar-benar bersedia. Even kalau kita digitize rekod terbabit, perlu pastikan keselamatan lokasi storan. Kos juga perlu diambil kira. Antara perkara yang menyebabkan kita tidak dikira bersedia sepenuhnya adalah faktor kewangan untuk support program pengurusan bencana. Tumpuan lebih diberikan kepada tindakan bencana terhadap perkara selain dari rekod dan dokumen.

Viral di twitter tentang seorang pengguna ambil gambar dokumen dan rekod kesihatan sedang dijemur di sebuah klinik kesihatan. Dan pemilik akaun twitter tersebut mengatakan bahawa rekod kesihatan perlu dijaga kerana ia melibatkan nyawa manusia. Ye memang benar, sebab itu dalam PhD saya, saya pilih rekod kesihatan untuk dikaji dari aspek pengurusan bencananya. Dan oleh kerana saya perlu defense dan justify pemilihan saya secara akademik, saya sertakan juga bukti-bukti rekod kesihatan ini penting. Dan ia bukan sahaja penting terhadap nyawa, tapi institusi kesihatan juga berhadapan dengan tindakan undang-undang jika gagal mengawal rekod kesihatan mereka dengan baik. 

Apabila pesakit saman hospital akibat kecuaian, rekod dan dokumen kesihatan akan diproduce di court ketika perbicaraan. Tanpa rekod dan dokumen tersebut, sudah tentu hospital terang-terang akan kalah perbicaraan. Ada kes pesakit saman hospital dan menang kerana maklumat dalam rekod kesihatannya dibocorkan. Apabila berlaku kes jenayah, medical records ini akan digunakan sebagai evidence dalam court. Untuk tuntutan insurans pun sama. Banyak lagi ye kegunaan rekod kesihatan ni. 

Saya melihat begitu banyak reply di akaun twitter terbabit, yang menyuruh rekod kesihatan ditukar dalam bentuk digital. Saya juga bersetuju namun ada satu lagi faktor yang perlu difikirkan jika kesemua rekod di digitizekan. Faktor tersebut adalah sokongan hardware. Hardware perlu mantap. Intranet dan internet (kalau rekod disimpan di luar organisasi) perlu sentiasa stabil dan connection tak boleh terjejas. Pengalaman berbual dengan practitioner di hospital ialah mereka tidak mahu ambil risiko connection slow atau down ketika nak akses medical records. Kita yang tidak berada dalam profession memang tak tahu dalam sehari ada berapa banyak kes emergency terhadap patient yang sudah berada dalam wad. Bayangkan jika tiba-tiba pesakit kritikal dan perlukan rawatan atau pembedahan. Doktor kena akses segera rekod perubatan dari pc atau tablet, time tu pulak connection down atau server problem. Atau tiba-tiba kena serangan ransomware (hospital di US dah beberapa kali kena serangan sebegini). This is why backup dalam bentuk paper kena ada juga. Dan kalau dah ada rekod elektronik tapi masih kena print out guna paper, dah jadi redundant. Itu yang kami gelarkan hybrid, not fully electronic. 

Jadi ada banyak faktor yang perlu kita fikirkan sebelum pergi ke fully electronic. But if you ask me, I do support digitizing those medical records, that's what been written in my recommendation and external examiner saya dari Turkey pun suggest benda yang sama. Cuma digitize tak bermaksud tiada lagi paper. In case of medical records, perlu ada konsep hybrid. If you know what I mean.....