Rekod dan dokumen merupakan satu aset penting kepada sesuatu organisasi. Kehilangannya boleh menyebabkan sesuatu organisasi itu lumpuh. Jadi ia perlu dijaga dengan rapi supaya boleh digunakan ketika perlu.
Terdapat pelbagai faktor yang boleh merosakkan atau menyebabkan rekod dan dokumen ini hilang. Maklumat didalamnya juga perlu dipelihara agar tidak bocor. Kita perlu kenalpasti risiko-risiko ini dan kebarangkalian ianya boleh berlaku. Ada yang cakap pada saya, rekod dan dokumen kami semua berbentuk elektronik, disimpan di cloud. Apa yang boleh terjadi?
Untuk makluman semua, terdapat risiko-risiko yang sama dengan rekod konvensional iaitu yang berbentuk kertas dan rekod elektronik. Ada juga risiko yang khusus untuk elektronik. Tak lupa juga risiko yang khusus untuk rekod konvensional. Apa-apa pun, tak semestinya simpan di cloud, rekod boleh 100% selamat. Ada juga rekod yang dicuri di cloud. Rekod berbentuk elektronik yang tidak dibackup pun boleh berada dalam keadaan bahaya jika ada ancaman virus. Pekerja yang marah dengan organisasi boleh delete semua rekod tersebut.
Saya pernah mengalami satu situasi dimana seorang rakan meminta bantuan saya untuk pecahkan password. Katanya, salah seorang pekerja di syarikatnya meletakkan password pada file-file penting sebelum meninggalkan syarikat. Khabarnya pekerja tersebut marah dengan syarikat. Nasib baik file pun simple, password pun simple. Saya download password crack software dan suruh kawan saya try pada file tersebut. Alhamdulillah berjaya. Cuma 4 letter password diletakkan. Mudah untuk dipecahkan.
Ini baru satu contoh. Kenalpasti risiko pada rekod dan dokumen anda. Selepas mengenalpasti risiko, barulah pergi ke step yang kedua iaitu uruskan risiko terbabit.
No comments:
Post a Comment