Kebakaran dan Rekod

Saya menulis entri ini pada petang bangunan KWSP Petaling Jaya terbakar. Sekitar jam 12 tengahari, whatsapp pertama saya terima dari rakan yang bekerja di KWSP, menghantar gambar dan video kebakaran. Beberapa ketika kemudian barulah heboh whatsapp saya dengan pelbagai gambar dan video berkenaan insiden terbabit. Setakat post ini ditulis, tiada kemalangan jiwa, Alhamdulillah.

Sebagai ahli akademik dalam bidang pengurusan rekod, apa yang terlintas di hati saya ketika rakan saya post gambar dan video insiden kebakaran tersebut adalah, keselamatan dokumen dan rekod terutama yang berkaitan dengan operasi KWSP itu sendiri. Saya sedia maklum, data berkaitan pencarum dan yang berkaitan dengan kewangan kesemuanya berada dalam bentuk digital. Di zaman IT ini, sukar nak kita lihat organisasi yang berkaitan dengan kewangan dan pelanggan menyimpan rekod di dalam bentuk fizikal terutama rekod-rekod yang penting. Semuanya dalam bentuk elektronik. Di saat apabila berlaku bencana seperti inilah dapat kita lihat kepentingan rekod elektronik. Maklumat tidak musnah. Maklumat masih boleh diakses ditempat lain.

Bayangkan senario seperti ini berlaku 20 atau 30 tahun lalu. Sukar rasanya nak digambarkan jika rekod-rekod seperti maklumat pencarum dan jumlah caruman musnah tanpa sebarang backup. 

Kemungkinan masih terdapat rekod-rekod yang bukan dalam bentuk elektronik tetap ada. Cuma mungkin rekod itu tidak berapa penting pada KWSP. Tidak melibatkan perjalanan operasi utama mereka seperti caruman.

Diharap rekod-rekod ini juga selamat dan tidak terjejas. Setiap rekod itu tetap ada nilainya walaupun ianya tidak melibatkan fungsi utama.