Pengurusan Rekod dan Teknologi Baru

Kerja di pagi Sabtu atau Ahad merupakan sesuatu yang damai dan tenang kerana suasana di tempat kerja tidak terlalu 'pack' dengan manusia, cuma perlu sacrifice masa rehat. Namun bagi saya, rehat boleh diaplikasikan bila-bila masa, tidak semestinya pada pagi weekend sahaja.

Kebiasaannya saya akan datang awal jika diminta bertugas pada hujung minggu, lebih awal dari hari biasa, untuk menikmati ketenangan di ofis, dan seperti biasa, online news portal menjadi pilihan saya untuk melayan isu terkini. 

Saya tertarikh dengan news di bawah yang saya petik dari The Star Online. Sebahagian berita tersebut adalah seperti dibawah.

 

WITH waning interest in science, technology, engineering and mathe­matics (STEM) among schoolchildren, Malaysia may have to turn to foreign workers to help achieve Vision 2020.

Because if the number of science students continue to decline, we won’t have enough engineers, architects, and other science­-related professionals to take the country to the next level, academics and industry experts warn.

A nation can’t be built by arts and business graduates alone, Malaysian Trades Union Congress (MTUC) secretary-general N. Gopal Kishnam cautions. He points to how South Korea and Singapore have overtaken us, and attributes the success to their emphasis on science.

“Fifty years ago, when we first started nation-building, we were on par with the other two countries. Where are they now? We’re still a labour-intensive economy. It’s because our neighbours focused on education.”

With the Asean Economic Com­munity opening the gates to allow free flow of workers between member countries, foreigners will flood the market as employers here start sourcing for skilled labour from outside the country, he predicts.

“I see more skilled workers coming in from the Philippines. The cost is at least 30% cheaper for local companies to hire them. Meanwhile, we aren’t doing enough to stop the brain drain,” he says, adding that close to a million science graduates are currently working abroad.

Robert Walters expects demand for ICT to surge in the next four years as new technologies enter the country.

“Processes are being automated and technology is moving rapidly so we anticipate an increase in demand for the relevant talent,” observes Sally Raj, managing director of the specialist professional recruitment firm in Malaysia.

And failing to produce enough tech-savvy workers will result in us having to import from other countries, she says, agreeing with Gopal.

“I’m not surprised if they’re willing to accept lower pay packets here because of the lack of opportunities in their own countries.”

Apa yang dilaporkan The Star Online ialah tentang kemungkinan isu kekurangan tenaga kerja dari sektor sains, teknologi, kejuruteraan dan matematik. Istilah 'kemungkinan' ini terhasil akibat melihatkan pelajar-pelajar sekolah yang semakin berkurangan untuk mengambil science stream. Di laporan The Star juga ada menyebut bahawa demand for ICT untuk meningkat dalam masa 4 tahun ini akibat teknologi baru yang menyelinap masuk ke negara kita. 

Proses kerja digantikan dari manual ke automasi dan peningkatan permintaan untuk sektor ICT. 

Sebenarnya, bidang pengurusan rekod juga telah bersedia untuk 'cater' segala permintaan ini. Walaupun masih lagi terdapat rekod-rekod berbentuk 'paper-based' dan juga 'audio visual materials', perlu kita sedari bahawa rekod-rekod yang 'born digital' semakin banyak. Prinsip pengurusan rekod yang born digital ini adalah sama namun teknik dan tools adalah berbeza. Di sini, pihak Fakulti Pengurusan Maklumat telah bersedia untuk memberikan industri graduan-graduan yang mampu menguruskan rekod born digital.

Baru-baru ini saya visit student saya yang sedang menjalani latihan industri di sebuah IT company. Company ini merupakan satu company yang menjalankan tugas menjaga keselamatan siber untuk agensi-agensi kerajaan. I learn something new while visiting this company by seeing how serious Malaysia is in protecting their electronic data, websites and portal. Secara tidak langsung, citizen's data juga terpelihara. 

Apa yang menarik ialah peranan student saya di company ini iaitu bertindak sebagai document controller. Company yang menjaga keselamatan rekod elektronik orang lain juga perlu memelihara dan menguruskan rekod-rekod mereka dan inilah peranan student saya.

Company tersebut juga perlu melalui audit setiap tahun dan di sini, student saya berperanan untuk menguruskan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk audit. Apa yang beliau belajar ketika di dalam kelas diaplikasikan sepenuhnya ketika di company ini.

Apabila dilaporkan bahawa teknologi baru akan masuk ke negara kita dan akan mengakibatkan proses kerja berubah samada banyak atau sedikit, saya melihat bahawa proses menjaga rekod juga akan berubah, dan perlu ada tenaga kerja yang mahir dalam bidang ini, dan Fakulti Pengurusan Maklumat, UiTM menyediakan kesemua ini melalui pelajar-pelajar dalam bidang pengurusan rekod.  

Pening Kerana Awan? Pengalaman Dengan Cloud

Sengaja saya gelarkan ianya Awan kerana Cloud jika diterjemahkan terus ke Bahasa Malaysia adalah awan. Cloud merupakan storan untuk bahan-bahan digital kita yang tidak disimpan di dalam komputer atau device kita, tetapi di simpan di tempat lain yang lebih selamat. Tempat yang selamat ini ertinya seperti di server-server syarikat-syarikat yang menawarkan perkhidmatan Cloud. Ianya lebih secure kerana terdapat backup di tempat lain jika berlaku malapetaka terhadap server Cloud. Senang cerita, bila kita simpan di Cloud, kita tidak perlu memikirkan masalah berlakunya kerosakan atau kehilangan terhadap data kita.

PC Mag menerangkan tentang cloud seperti dibawah.

"In the simplest terms, cloud computing means storing and accessing data and programs over the Internet instead of your computer's hard drive. The cloud is just a metaphor for the Internet. It goes back to the days of flowcharts and presentations that would represent the gigantic server-farm infrastructure of the Internet as nothing but a puffy, white cumulonimbus cloud, accepting connections and doling out information as it floats." - http://asia.pcmag.com/networking-communications-software-products/2919/feature/what-is-cloud-computing.

Kalau kita beli smartphone, contohnya Samsung atau Apple, kita akan mendapati bahawa terdapat kemudahan untuk menyimpan data kita di Cloud secara percuma contohnya iCloud untuk Apple dan Google Drive untuk Samsung. Malah terdapat juga model Samsung yang memberikan One Drive. Samsung A7 2016 saya mempunyai Google Drive dan One Drive, saya boleh membuat pilihan antara kedua-duanya. Google Photo juga terdapat di Samsung saya. Sebelum ini pun sudah wujud Dropbox. Saya kini telah 'drop' Dropbox dari pilihan saya kerana saya lebih percaya pada Google Drive dan One Drive serta iCloud. Mereka-mereka ini boleh dikatakan sebagai satu aplikasi 'built in' untuk Android, OSX dan juga Windows. 

Oleh kerana kita tidak simpan data-data di local hard drive dalam PC atau memori dalam handphone kita tetapi sebaliknya kita simpan di storan milik orang lain, timbul permasalahan tentang samada kita percaya atau tidak orang lain simpankan data kita. Ia sama juga dengan orang-orang dahulukala yang tidak berapa percaya duit mereka disimpan oleh pihak Bank. Sekarang semua orang simpan di Bank. Saya percaya pihak yang menjalankan bisnes Cloud ini tidak akan sewenangnya mengintai data-data kita. Bagaimanapun, mereka juga perlu buktikan bahawa mereka ini jujur dan mampu provide good security pada data kita, kalau mereka yang tidak intai, mungkin orang lain yang ceroboh dan intai.

Apabila dan ada beberapa cloud storage yang dah ready built in dalam device kita, mulalah kita memikirkan nak guna yang mana satu. Jika di lihat di internet, ada pelbagai website yang memaparkan review berkenaan ketiga-tiga cloud storage ini iaitu Google Drive, One Drive dan Dropbox. Icloud jarang dibandingkan kerana ianya eksklusif untuk Apple.

Perlu diingat kekurangan utama kesemua cloud storage ini ialah anda perlukan akses internet untuk mencapai data-data didalamnya kecuali jika anda sememangnya tahu anda akan berada di satu kawasan yang tiada akses internet, maka anda akan download data yang anda inginkan terlebih dahulu sebelum ke kawasan yang tiada akses internet. Zaman sekarang ini di Malaysia, hampir kesemua tempat ada akses internet samada wired, wireless atau mobile. Yang berbeza adalah speed. Ketika saya berbengkel minggu lepas, saya perlukan satu katalog yang rare dan sukar dicari. Untuk kembali ke ofis mendapatkan online catalog yang tersimpan di PC saya  adalah satu pembaziran masa dan tenaga, lalu saya download katalog tersebut dari Google Drive saya, Kebetulan pula, saya memang tidak pernah terfikir untuk upload katalog tersebut sebelum ini tetapi oleh kerana saya ada email katalog ini kepada rakan saya dan size katalog ini hampir 100MB, secara automatik Gmail upload ke Googe Drive saya dan rakan saya hanya perlu download menerusi link yang diberi. Katalog tersebut remains in my Google Drive sehinggalah saya delete, dan saya tidak delete kerana saya tidak sangka ianya diupload secara automatik ke Google Drive saya. Nasib baik, kerana saya tidak perlu kembali ke ofis, hanya download dari Google Drive ke dalam handphone saya dan oleh kerana saya berada di kawasan 4G LTE, ianya mengambil masa yang singkat untuk download.

Kisah One Drive pula ialah ketika saya beli A7 2016 saya dua minggu lepas, saya login ke One Drive saya dan rupanya selepas itu One Drive saya backup secara automatik segala gambar-gambar yang saya ambil menerusi camera phone saya. Ini juga salah satu sebab dimana kita ada baca posting viral gambar pencuri Iphone ditangkap selepas pencuri lupa nak deactivatekan automatic photo backup di iCloud. 

Ada banyak artikel di internet yang menceritakan tentang kebaikan setiap cloud services ini mainly comparison between Google Drive, One Drive and Dropbox. Saya tidak mahu ulas mengenai artikel-artikel ini tetapi segala perbandingan memberi tumpuan kepada storage size available for Free dan Berbayar serta jumlah bayaran per month atau per annum. 

Bagi diri saya, saya lebih kepada services yang memang sedia ada dalam device saya, contohnya Google Drive dan One Drive ada pada A7 2016 saya, kalau saya rasa nak share with rakan-rakan lain, saya gunakan Google Drive, kalau nak share electronic data bersama wife saya, saya gunakan Google Drive kerana Note nya tiada One Drive. Kalau saya menaip menggunakan MBA saya, saya upload pada iCloud. Ini semua lambat laun akan mewujudkan masalah kerana jika saya mahu data A, saya terpaksa memikirkan di Cloud yang manakah saya simpan data tersebut. Yang pasti sehingga entri ini ditulis, saya tidak dapat akses iCloud menggunakan Android walaupun saya cuba akses guna browser. Apa-apa pun, so far, penggunaan saya banyak kepada Google Drive kerana ia boleh dibuka menggunakan pelbagai peranti yang saya gunakan terutamanya smartphone saya yang sentiasa mobile di mana-mana. iCloud biasanya mengandungi artikel-artikel saya kerana saya biasanya menggunakan MBA untuk menaip. 

Pengalaman saya, iCloud sedikit berat, Google Drive dan One Drive lebih 'ringan'. Mungkin dikemudian hari ianya menjadi terbalik pula, technology always change. Cuma sejak sekian lama menggunakan teknologi internet sejak tahun 90-an, agak sukar untuk saya percaya benda-benda ini akan kekal lama. Ada kemungkinan, saya terpaksa melakukan proses migrasi jika salah satu dari cloud services ini tutup. Yang bertahan lama setakat ini adalah email services, itupun tengok pada provider.

Bengkel 5 Hari

Bukan mudah untuk membeli peralatan pengajaran dan pembelajaran yang melibatkan jumlah kos yang tinggi. Pelabagai prosedur dan semakan perlu dilalui dan ini sebenarnya menunjukkan bahawa kerajaan mempunyai satu mekanisma yang cukup teratur untuk mengawal perbelanjaan. Ia bukan seperti kita meminta RM 1 juta untuk beli barang dan kerajaan terus sahaja beli RM 1 juta tanpa melakukan sebarang proses untuk menentukan apakah benar barangan yang ingin dibeli itu bernilai RM 1 juta.

Dalam kes saya, jumlah pembelian ada melibatkan puluhan juta melibatkan aktiviti pembelajaran dan pengajaran. Bekerjasama dengan pelbagai pihak seperti EPU dari JPM, KPT, jurutera jabatan, kewangan jabatan dan pihak IT jabatan memberi pengalaman. Dapat juga berkongsi pendapat dan ilmu dengan fakulti-fakulti lain. Selama lima hari proses ini disiapkan dan alhamdulillah, setelah berlaku pengemaskinian, segalanya berjalan lancar. 

Di bawah merupakan sedikit gambar-gambar sepanjang 5 hari berada di bengkel tersebut. 

ASO dan Azmi wakil Fakulti 

Zailan sedang menerangkan kepada pihak EPU tentang keperluan makmal

Kamil dan Azmi sibuk melihat pelan kampus baru

Pemandangan swimming pool menjadi pemandangan harian kami

Breakfast provided every day

Bila berbengkel seperti ini, makanan memang mewah. Breakfast buffet disediakan setiap hari, pukul 1030 hrs akan ada pula Coffee Break, 1230 hrs buffet lunch, 0430 Coffee Break. Tapi saya lebih banyak bottled water yang diberi kerana bengkel ini agak stress, jadi saya kurangkan kadar pengambilan kopi saya. 

Bengkel selesai pada pukul 1730 dan nak hilangkan stress berbengkel, malam hari terakhir saya mengeteh bersama-sama rakan di lokasi berhampiran rumah. 

Mengeteh

Nama sahaja mengeteh, tetapi saya ambil carrot susu, ikut saranan rakan saya seorang optician, untuk improve eyesight, amalkan minum dan makan karot. Gambar di atas, saya sedang mengeteh bersama-sama tokey kedai aksesori handphone di Uptown Kota Dam, lepas mengeteh saya terus ke kedai dia untuk cari tampered glass Samsung A7 2016 saya tetapi malangnya oleh kerana handphone ini baru release pada Februari, masih tiada lagi tampered glass di pasaran. Buat masa ni, bertahan dengan Gorilla Glass 4 yang datang sekali dengan handphone tersebut. 

Rasta Grill

  

Tadi, saya ke gerai burger rakan saya di Kg Melayu Sungai Buloh, betul-betul berhadapan kuarters pendidikan. Nama gerai dia, A&J Burger Grill. Wife ajak ke sana sebab nak makan Rasta Grill, satu kombinasi lamb steak, beef steak, beef grill burger, jumbo hot dog, chicken chop, fries dan juga mashed potato. Semuanya diadund dengan pelbagai jenis sauce. Ini sesuai untuk dua orang makan, dan memang kami makan berdua, anak-anak makan nugget dan juga fries.

Gerai kawan saya ini memang sentiasa penuh, namun tempat duduk masih ada, buka pun malam sahaja. Saya rasa dari petang pun dah ada, saya selalu datang malam. Harga sangat berpatutan, burgernya memang sedap sedap belaka. Boleh cari FB kedai dia, A&J burger Grill, saya rasa lebih kurang macam itulah nama FB tersebut.

Sebenarnya banyak lagi saya nak kupas mengenai kedai dia, tetapi malam semakin larut dan esok jam 7 pagi saya dah kena ada di ofis saya kerana esok saya kena mengajar student-student yang sudah bekerja. 

 

Pengalaman Di Lazada Malaysia

This is my Lazada Malaysia Review hasil dari pengalaman saya menggunakan Lazada. Saya ada coretkan semuanya di sini ketika saya membeli Chromecast dan juga ketika membeli HDD serta table computer. 

Setakat ini saya telah membeli 3 barang di Lazada Malaysia, 1 COD dan 2 saya bayar menggunakan kad kredit. Baru-baru ini saya ada beli satu lagi barang iaitu Remax 32GB dengan harga RM 37. Saya place order pada awal Februari di mana saya dijanjikan mendapat barang menerusi Lazada Express pada 4-5 Februari 2016. Oleh kerana saya pernah menerima barangan menerusi Lazada Express walaupun ianya lambat dari yang saya sangka, saya meneruskan juga order Remax 32GB.

Sebenarnya jika saya browse internet, memang banyak juga komen buruk mengenai kelewatan penghantaran dari Lazada lebih-lebih lagi dari oversea. Barang yang saya order ini pula dari local supplier dan saya order sebab harga yang cut throat iaitu RM 37, compared to tempat lain which is at least RM 50. Saya tidak pasti samada ianya original atau fake, umum mengetahui kewujudan fake sd card, saya tidak ada mekanisma untuk detect fake atau original, hanya apps untuk lihat kelajuan sesuatu SD Card samada ianya sama laju atau tidak dengan yang diiklankan. Apps terbabit boleh didownload dari Play Store. 

Berbalik pada kisah saya dengan Lazada, seperti yang saya coretkan sebelum ini, jika mahu cepat, beli sahaja di kedai berhampiran. Harga mahal tapi barang dapat cepat. Begitu juga kes Remax saya ini, harga memang cut throat, tapi malangnay selepas 5 Februari masih tiada penghantaran. Pada 5 Februari, saya ada dapat SMS dari Lazada mengatakan bahawa penghantaran telah dilakukan tetapi saya sudah 4 kali membeli dengan Lazada dan saya tidak mempercayai SMS sebegini dan telah saya diduga, tiada sebarang penghantaran atau call saya terima dari pihak Lazada Express iaitu kurier yang bertanggungjawab.

Pada 9 Februari 2016, Bahaudin dari CS Lazada telah menghubungi saya dan saya diberitahu oleh Saiful dari CS Lazada (Call dari Bahaudin tidak dapat saya angkat, saya terima email dari Bahaudin beberapa minit kemudian, lalu saya call balik Lazada CS dan bercakap dengan Saiful) bahawa barang saya telah gagal dihantar dan dipulangkan kepada merchant. Saya diberi pilihan untuk penghantaran semula barang pada minggu hadapan atau diberi refund, juga pada minggu hadapan. Saya pilih refund kerana beberapa sebab iaitu :-

1. SD Card 32GB saya boleh beli di kedai luar dalam masa yang singkat. Harga mungkin sekali ganda, tapi barang dapat ke tangan pun lebih dari sekali ganda pantasnya.

2. Jika saya pilih untuk penghantaran barang kembali pada minggu hadapan, sukar untuk saya percaya janji tersebut kerana saya telah empat kali barang dari Lazada dan hanya satu sahaja yang menepati janji iaitu table laptop, itupun penghantaran menggunakan GDex.

3. Pembelian pertama saya iaitu HDD Touro lewat dari tarikh yang dijanjikan sementara pembelian ketiga saya iaitu Chromecast tiba pada 29 Disember iaitu hari yang dijanjikan tetapi pakej percuma yang datang bersama Chromecast tersebut lewat seminggu lebih. Itupun terpaksa call CS Lazada.

4. Saya sendiri agak skeptikal dengan janji penghantaran mahupun janji refund pada minggu hadapan. Saya pilih refund kerana ia lebih baik dari saya tertunggu-tunggu di rumah. Ini kerana saya mempunyai jadual yang padat pada minggu hadapan dimana saya akan sentiasa mobile. 

Antara kelemahan utama Lazada ialah mereka tidak menyediakan tempat untuk customer collect sendiri barang. Perlu diingat, apabila janji penghantaran dan SMS telah dihantar pada customer, customer akan allocate time pada hari berkenaan tetapi jika janji tersebut dimungkiri, customer tidak akan dapat commit untuk berada di alamat menunggu penghantaran barang kerana ada tugas-tugas lain. Kadangkala seperti saya, saya beli sebab melihat pada tarikh penghantaran yang sesuai dengan saya. 

Saya melihat success rate pembelian saya di Lazada ialah 50% sahaja iaitu separuh. Orang kata 50-50. Beli barang di Lazada, 50-50 barang tersebut dihantar atau tidak on time. Mungkin sekarang Lazada tidak hilang customer, tetapi kewujudan pesaing-pesaing Lazada akan menyebabkan customer ada option dan jika salah satu menawarkan drop off center dimana customer boleh ambil barang mereka di satu lokasi bila-bila masa, it is an advantage.

Pernah juga saya terbaca di internet, ada merchant/seller mengeluh kerana barangan mereka dipulangkan oleh Lazada kerana customer tidak jadi beli, ini mungkin berlaku dalam kes saya, tetapi inginkan saya tegaskan pada merchant bahawa bukan saya tidak jadi beli kerana saya sudah membayar, tetapi kerana Lazada tidak fullfill penghantaran on time. Mereka kata mereka sudah cuba hantar pada saya tetapi tiada call yang saya terima dari mereka, dan saya tidak boleh ada 24 jam di rumah menunggu mereka sahaja tanpa melakukan urusan lain. 

This is my conclusion based on my experience, my on time delivery rate from Lazada after 4 transaction is 50% which translates to the item bought may or may not be sent on time. Jadi, kalau anda ingin membeli dengan Lazada, bear this in mind. But their CS is Good, thumbs up. One suggestion from me, please provide a drop off center, macam pos laju, kalau gagal hantar, kita kena datang ke Pusat Pos Laju berhampiran, kan senang. Tak perlu bazir tenaga dan masa untuk resend banyak kali.

Jika ada yang tanya saya, adakah saya akan beli lagi di Lazada, depends on the item, jika item susah nak cari macam table laptop, saya akan beli dan tunggu, kalau dah lebih 3 minggu baru call CS minta refund. Lagi satu, jika price cut throat macam Remax 32GB ni, saya order, kalau lambat macam sekarang ni, saya akan refund. Saya masih belum tahu berapa lama proses refund, yang pasti lambat. Dalam masa yang sama saya akan try lain-lain online shopping yang ada di Malaysia. 

Ke Alam Latihan Praktikal

Semalam hari pertama student-student saya menjalani latihan praktikal di merata organisasi di seluruh Malaysia. Oleh kerana hari pertama, saya call setiap seorang dari mereka untuk bertanya samada mereka sudah lapor diri di organisasi atau belum dan permasalahan yang mereka alami. Rata-rata dari mereka dalam mood gembira, bukan sahaja kerana saya call mereka tetapi juga kerana mereka telah selesai lapor diri di organisasi dan rata-rata dari mereka pada hari pertama hanya duduk memerhati orang lain buat kerja dan juga ada yang dengar briefing dan kursus induksi dari organisasi.

Pada bulan ini, saya mempunyai 119 pelajar yang menjalani latihan praktikal selama 4 bulan dalam bidang pengurusan rekod di pelbagai organisasi, ada yang bertaraf international, ada organisasi bertaraf SME, ada organisasi kerajaan dan juga swasta. Oleh kerana bidang mereka iaitu pengurusan rekod fits into most organization, saya menyaksikan mereka-mereka ini menjalani latihan praktikal di pelbagai tempat antaranya di project consultant company, real estate company, kementerian-kementerian, jabatan agama islam, hospital, oil and gas, hotel, construction company, cyber security company, muzium, universiti, lapangan terbang dan juga SME-SME.

Bukan sahaja dapat membantu pelajar-pelajar ini terdedah pada dunia pekerjaan sebenar, mereka juga dapat aplikasikan ilmu pengurusan rekod dan dokumen yang mereka pelajari. Paling penting, mereka menjadi 'duta' untuk mempromosikan bidang pengurusan rekod kepada organisasi dan kebanyakan organisasi memberi 'feedback' yang bagus terhadap bidang pengurusan rekod malah ramai juga yang terkejut bahawa bidang yang bagus ini wujud di Malaysia. Apabila ini berlaku, ia boleh membawa kepada student-student terbabit diserap terus bekerja di organisasi mereka.

Semoga kesemua 119 student-student ini berjaya mengharungi alam latihan praktikal. Mereka akan terdedah dengan alam pekerjaan sebenar termasuk work politics.