image from galleryhip.com

Berita dibawah diambil dari laporan Bernama. Sememangnya benar apa yang dikatakan dimana walaupun banyak organisasi sudah semakin sedar tentang kepentingan pengurusan rekod dan dokumen yang teratur, namun masih lagi ianya berada di tahap yang tidak memuaskan. Saya sudah semestinya bersetuju tentang laporan dibawah kerana saya merupakan salah seorang ahli akademik yang ditemubual. Setakat entri ini ditulis, beberapa news portal telah mengambil berita ini untuk disiarkan termasuk news portal luar negara. Yang penting, mesej di dalam laporan dibawah berjaya disampaikan.

Kesedaran Awam Tentang Pengurusan Rekod Masih Rendah - Ahli Akademik

Oleh Mohd Hisham Abdul Rafar
SHAH ALAM, (Bernama) -- Sebahagian daripada keseluruhan enam juta pembayar cukai di negara ini mungkin sudah mengemukakan dan mengembalikan Borang Penyata Cukai Pendapatan sama ada secara manual yang tarikh akhirnya pada 30 April atau e-Filing Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) sebelum 15 Mei ini.
Menurut Akta Cukai Pendapatan 1967, transaksi percukaian yang dilakukan saban tahun ini menghendaki pembayar cukai menyimpan rekod cukai untuk tujuh tahun bagi menentukan kesahihan akaun mereka dan membolehkan perbandingan dilakukan jika perlu.
Yang demikian, sudahkah anda menyimpan segala rekod cukai berkenaan?
Ramai beranggapan bahawa penyimpanan segala rekod berkenaan hanya menyemakkan rumah dan dirasakan tidak berguna. Namun, ada sebilangannya pula berpendapat penyimpanan segala jenis dokumen sangat penting lalu mewujudkan ruangan stor atau kabinet penyimpanan, serta fail-fail khusus.
Berapa ramaikah yang menyedari bahawa resit-resit transaksi pembayaran, sijil kelahiran, perkahwinan dan akademik, geran tanah, surat perjanjian sewa beli rumah dan kenderaan serta polisi insurans jika disimpan dan diurus dengan baik boleh menyelesaikan permasalahan berbangkit di kemudian hari?
PENYIMPANAN REKOD PENTING
Ketua Pusat Pengajian Pengurusan Rekod, Fakulti Pengurusan Maklumat, Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kampus Puncak Perdana, Dr Irwan Kamaruddin Abd Kadir berkata rekod bermaksud sebarang catatan yang mengandungi maklumat atau sekumpulan dokumen yang diwujudkan dalam sesuatu urusan.
Mempunyai kaitan antara satu sama lain, dokumen berkenaan diwujudkan secara bersiri dan berterusan.
"Rekod mesti lengkap... tak boleh ada siri atau jilid yang hilang. Sama seperti novel juga jika ada siri yang hilang, sudah tak seronok baca.
"Sama juga dengan rekod. Untuk pastikan rekod mempunyai hilang, jangan ada maklumat yang hilang," katanya kepada Bernama dalam satu temubual di sini.
Bagi agensi atau jabatan kerajaan, Irwan Kamaruddin berkata kepentingan pengurusan rekod yang baik mampu mewujudkan pelbagai nilai seperti sejarah, kajian, maklumat dan pembuktian sama ada kepada negara mahu pun kepada sesebuah institusi.
"Kita perlu klasifikasikan segala maklumat itu dan kemudian barulah kita boleh nampak nilai-nilai yang wujud dalam sesuatu rekod. Kita tak boleh dengan sengaja nak mencipta nilai sejarah. Nilai-nilai ini hanya wujud secara kebetulan pada kitaran sesebuah rekod," katanya.
KEPENTINGAN KEPADA INDIVIDU
Pensyarah kanan di pusat pengajian yang sama, Mohd Nizam Yunus berkata sama ada individu atau agensi kerajaan, pengurusan rekod yang baik mampu menjimatkan masa dan tenaga.
Di dalam hal taksiran penyata cukai pendapatan individu, beliau berkata mereka mungkin berdepan risiko didenda dan dipenjara sekiranya segala resit pembelian seperti buku, alatan sukan dan komputer gagal dibuktikan.
"Tuntutan pengecualian cukai oleh individu memerlukan mereka menguruskan resit dan invois dengan baik supaya jika LHDN ingin menyemak kembali keaslian tuntutan itu, maka individu boleh mengemukakannya pada masa yang dikehendaki.
Menurut seksyen 119A Akta Cukai Pendapatan 1967, seseorang individu boleh didenda RM300 sehingga RM10,000 atau penjara atau kedua-duanya sekali atas kesalahan tidak menyimpan rekod.
"Bayangkan juga jika seseorang itu tidak menguruskan rekod individu mereka secara sempurna, sebagai contoh ketika ingin mendaftarkan anak di sekolah. Dia perlukan sijil kelahiran anak. Jika sijil kelahiran anak hilang, maka dia terpaksa pula ke Jabatan Pendaftaran Negara (JPN) untuk memperoleh salinan. Bukankah itu merumitkan, membazirkan masa dan tenaga?" katanya.
KEPENTINGAN KEPADA AGENSI ATAU JABATAN
Prof Madya Dr Aliza Ismail dari Pusat Pengajian Pengurusan Rekod berpandangan bahawa bagi sesebuah organisasi, pengurusan rekod boleh dijadikan rujukan atau analisa sekiranya sesebuah organisasi itu 'gulung tikar', dijadikan pembuktian di mahkamah jika ada perkara berbangkit serta membantu perjalanan fungsi organisasi.
"Keberkesanan pengurusan rekod adalah rekod yang tepat dapat diperoleh pada masa ia diperlukan," katanya dan menambah kata bahawa pengurusan rekod lazimnya memenuhi tiga matlamat iaitu yang pertamanya untuk memenuhi kehendak operasi sesebuah organisasi, kedua mematuhi undang-undang dan kewangan daripada segi audit dan sebagainya dan ketiga ialah harapan masyarakat, bermakna rekod itu disimpan untuk bahan arkib untuk tujuan penyelidikan di masa hadapan.
Mengambil contoh agensi atau jabatan kerajaan seperti hospital, JPN dan Pejabat Tanah dan Galian, Mohd Nizam berkata tanpa pengurusan rekod yang baik, ia pasti akan menimbulkan kesukaran khususnya kepada rakyat dan mengganggu perjalanan operasi sesuatu agensi.
"Contohnya hospital, individu yang mempunyai alahan ubat tertentu boleh pergi ke mana-mana hospital tanpa perlu mengingati jenis-jenis ubat yang pernah diterima jika rekod perubatannya diuruskan dengan baik oleh pihak hospital dan dapat diakses oleh mana-mana hospital sekali pun," katanya.
KESEDARAN MASIH RENDAH
Irwan Kamaruddin berkata aspek pengurusan rekod perlu diberikan keutamaan dalam setiap bidang memandangkan kesedaran umum terhadap perkara itu ketika ini masih ditahap minimum.
Beliau berkata pengurusan rekod yang bermula di Malaysia pada 1956 telah pun mengalami revolusi daripada kaedah konvensional iaitu proses pengrekodan menerusi sistem fail atau buku kini beralih kepada sistem perisian elektronik.
Namun, Malaysia menggunakan kaedah 'hybrid' yang menggabungkan proses pengurusan rekod secara konvensional dan juga perisian elektronik, katanya.
Dr Aliza berkata peruntukan yang dibelanjakan sesebuah organisasi bagi pengurusan rekod yang baik masih tidak mencukupi memandangkan persepsi umum bahawa pengurusan rekod bukanlah aset yang perlu diberi keutamaan.
"Rekod ini dia tak menjana pendapatan tapi memerlukan perbelanjaan yang agak besar. Tetapi untuk jangka masa panjang, ia mampu menjamin daripada segi kelestarian sesebuah organisasi," katanya.
-- BERNAMA 

http://www.bernama.com/bernama/v8/bm/fe/newsfeatures.php?id=1124867

Pentingnya Pengurusan Rekod Di Dalam GST

picture from enterprisenation.com

Rata-rata tinjauan saya mendapati pelbagai reaksi yang berbeza mengenai GST dikalangan rakan-rakan mahupun peniaga. Ketika saya ke kedai bakeri bersama isteri untuk membeli barang-barang untuk membuat kuih, brader yang jaga kedai tersebut pening apabila saya tanyakan mengenai GST. Ketika itu cuma ada beberapa hari lagi sebelum 1 April. Katanya dia sudah membelanjakan RM 4500 untuk membeli sistem dan dia dengan gaya muka yang risau memberitahu kami bahawa barang-barang memang akan naik apabila GST dikuatkuasakan. Katanya, dia tidak nampak di mana barang-barang di dalam kedainya akan turun. Bila saya tanya tentang barang-barang yang tidak dikenakan GST di kedainya, dia hanya memberitahu tepung gandum sahaja. Kemudian mukanya kelihatan berkerut-kerut memikirkan apa lagi barang dikedainya yang tidak kena GST sebelum saya memintas pemikirannya dengan bertanya soalan, 'Agak-agak sampai tak 10 barang kedai ni yang tak kena GST?', Dia menggeleng, 'Bawah Lima je Bang' jawabnya yakin. 

Kalau tanya kawan-kawan, saya rasa baru seorang sahaja yang reaksi positif terhadap GST, itupun kelmarin dia sudah membuat aduan pada Kastam dan KPDN kerana tidak puas hati cara dia dikenakan GST di sebuah restoran mamak. 

Beberapa orang student saya mengadu dikenakan GST di kedai runcit kecil berhampiran kediaman mereka dan apabila mereka meminta resit, pekedai kata tiada resit. Mereka juga telah membuat aduan online.

Rakan-rakan lain pula ada yang berseloroh ketika kami keluar makan bersama dan membeli barang. 'Hari ini aku dah bayar pada kerajaan, Rm 10' merujuk pada jumlah GST yang dikenakan kepadanya setelah memberi barang di beberapa kedai berasingan. 

Sebenarnya GST juga membuatkan kita perlu menguruskan semua resit dan rekod transaksi dengan baik samada untuk tujuan aduan (dari perspektif pengguna), tujuan pembayaran GST atau tuntutan semula (dari perspektif peniaga) dan juga penguatkuasaan dan laporan kutipan GST (dari perspektif pihak berkuasa). Bernama sendiri telah menulis mengenai hal ini menerusi satu berita bertajuk PROPER MANAGEMENT OF TRANSACTION RECORDS VITAL FOR GST TO BE SUCCESSFUL, SAYS EXPERT. Apa yang membanggakan, expert yang dirujuk merupakan rakan sekerja saya iaitu Alwi Mohd Yunus. Memang benar apa yang dikatakan oleh Awli. Full artikel boleh dibaca dibawah atau di link ini. 

KUALA LUMPUR (Bernama) -- The enforcement of the Goods and Services Tax (GST) on April 1 saw many Malaysians perusing receipts issued to them by the restaurants or shops they had patronised to either find out the exact quantum of the new consumption tax or if they had been taken for a ride.

Social media users have been busy sharing their opinions, information and receipts, as well as voicing out their grievances through Facebook, Twitter and blogs. Among the topics that drew heated discussions were transparency in the implementation of the GST, and monitoring and enforcement activities.

Prime Minister Datuk Seri Najib Tun Razak himself went out "shopping" to get a first-hand account of what the situation was like on the first day of the implementation of the six per cent GST, which has replaced the Sales and Services Tax of up to 16 per cent.

Over the past few days, there had been much confusion among consumers and even retailers over the new tax but this was expected as there were bound to be teething problems. In fact, economic analysts estimate that it would take some six months or so for the people to familiarise themselves with the workings of the GST and regard it as part and parcel of their daily lives.

The GST is part of the government's fiscal policies to generate a more stable source of revenue and implement a more effective, efficient and transparent taxation system. With its implementation, Malaysia joins the ranks of 160 countries which have already implemented the GST, including seven ASEAN members - Indonesia, the Philippines, Thailand, Singapore, Vietnam, Cambodia and Laos.

NEED FOR EFFICIENT MANAGEMENT OF RECORDS

One thing was quite obvious on April 1 - most consumers chose to retain their receipts and invoices, instead of discarding them in the wastepaper basket as they would normally do.

Incidentally, this - keeping receipts and invoices - was exactly the point records management expert Alwi Mohd Yunus tried to drive home when he explained how important it was for the GST's implementation to be backed by an efficient and effective information and records management system.

The information and records pertain to all sale and purchase transactions carried out by businesses.

Since the GST's structure covers every level of a product or service's supply chain, from the procurement of raw materials to manufacturing, distribution, wholesale and retailing, it calls for proper management of records at each stage, he told Bernama.

"This will ensure that the GST is only being imposed on the rightful goods and services. By maintaining a systematic and transparent information and records management system which is accessible to the public, both businesses and consumers can cope with the implementation of the GST," said Alwi, who is a senior lecturer at the Centre for Records Management Studies at Universiti Teknologi MARA (UiTM) Puncak Perdana Campus' Faculty of Information Management.

He said the availability of transaction records and information on GST-entailed goods and services would make it easier for the people to make references to prices and make informed choices when they went shopping.

"It should be as detailed as possible and the public should be allowed to have access to the information at all times through various channels like the Internet or through their android or iOS applications," he said.

ONLINE REPORTS

Alwi also called for a systematic online process for disgruntled consumers to post their complaints and the transaction records of retailers or traders who abused the GST.

"The process of registering such complaints should be made simple, quick and brief. Based on these records, the enforcement authorities should carry out their follow-up action quickly and effectively," he said.

On March 30, the Domestic Trade, Cooperatives and Consumerism Ministry launched the MyKira GST application to check the impact of the GST on the prices of over 10,000 items.

There are three types of supplies listed under GST, namely standard-rated supplies of goods and services which are subject to the six percent rate; zero- rated supplies which are subject to a zero

rate that is not liable to GST at the output or input stage; and exempt supplies which are non-taxable and not subject to GST at the output stage, that is, when supplied to the consumer. However, the GST paid on input by the businesses cannot be claimed as tax credit.

"Whatever the situation is, it's the role of any company's GST system to maintain up-to-date records of sale and purchase transactions of all goods and services. This will make it easier for the retailer, wholesaler or manufacturer to claim credit," Alwi said, emphasising the importance of keeping records of all invoices and receipts issued in respect of the GST.

REINING IN BLACK MARKETEERS

He was also confident that the GST would help check the activities of black marketeers.

"It appears that the GST may help to reduce black market activities because only traders who maintain up-to-date sale and purchase records are entitled to claim tax inputs and maybe even bank loans.

"If a GST-registered entity buys from the black market, it won't be able to claim any tax inputs, thus increasing its cost of doing business. In this context, it should be noted how important it is to maintain proper documentation and transaction records in this GST era - in other words, all businesses concerned will need to have an efficient and effective records management system," he said.

Besides manufacturers and retailers, consumers too should develop the habit of keeping records of all sale and purchase transactions, he said.

"This is to make it easier for those concerned to claim GST credits, as the government too has proof of the recorded transactions," he said, adding that the absence of transaction records would indicate wrongdoing at some stage or other which, eventually, may lead to public perception that the new consumption tax had failed in meeting its objective.

Alwi said industries, manufacturers, distributors and retailers should quickly make changes to their business systems to ensure that all GST-related records were maintained efficiently to show proof of transaction and payment of tax.

"At the same time, consumers should also change their attitudes and pay more attention to their goods and services transaction records. Receipts should come with complete information so that they can be produced as proof in the event of fraud pertaining to GST," he said.

DATABASE REQUIRED

In the context of the implementation and enforcement of the new tax, Alwi said it was vital for the authorities concerned to have a comprehensive database of the pre- and post-GST prices of goods and services.

The reason for having such a database was to prevent unreasonable price hikes, post the implementation of the GST, he said, pointing out that it would be difficult to make price comparisons and analyse the impact of the price increases in the absence of such data.

"The same applies if there are no records of pre-GST production costs and cost of sales of goods and services, as comparisons cannot be made with the post-GST prices. In such a case, the authorities cannot take action against errant manufacturers.

"In the end, consumers are the biggest losers. This will affect consumer sentiment and create the false perception that the GST causes higher inflation. Actually, the GST is a taxation system that prevents leakages and enhances government revenue which, in turn, will strengthen the nation's economy," he said.

Alwi said only by having an efficient and effective system of documenting transaction records could businesses and others concerned comply with the GST's policies and rules.

"This way, the authorities can carry out their enforcement work effectively and there will be no irregularities in respect of GST. Consumers will end up feeling protected and develop a more constructive perception of the GST. What's more, the nation's economy will get stronger and the resulting development and progress will benefit the people," he added.

-- BERNAMA

source from http://www.bernama.com/bernama/v8/ge/newsperspectives.php?id=1123156

Menyelamatkan Dokumen Kerajaan

 

Gambar hiasan. Taken from Stripes.com

Ketika berlakunya banjir besar di Pantai Timur khusunya di Kelantan tahun lepas, banyak harta benda yang musnah. Selain dari harta benda, dokumen-dokuman dan rekod yang dimiliki oleh sektor kerajaan dan juga swasta juga rosak akibat bencana alam ini. Dokumen dan rekod ini pula mempunyai kepentingan bukan sahaja kepada organisasi yang mengwujudkan, menguruskan dan menggunakannya, tetapi juga mempunyai kepentingan kepada orang ramai khasnya rekod dan dokumen sektor awam.

Menyedari kepentingan ini, pihak Arkib Negara Malaysia yang menjalankan misi untuk 'menyelamatkan' dokumen dan rekod-rekod awam yang rosak akibat banjir. Saya secara peribadi pernah berjumpa dengan beberapa individu di dalam pasukan 'penyelamat' ini ketika ke Arkib Negara. Saya juga sedang menjalankan kajian PhD saya di dalam bidang pengurusan bencana terhadap rekod dan ketika berlakunya banjir besar tersebut, saya sudah jangka akan ada rekod dan dokumen yang akan rosak akibat banjir. 

Sebenarnya, pasukan dari Arkib ini mempunyai pengalaman yang luas menangani misi menyelamat rekod dan dokumen di organisasi-organisasi lain sebelum ini dan kepakaran mereka tidak diragui. Kaedah mereka menyelamatkan rekod dan dokumen juga amat berkesan sehinggakan rekod yang disangka perlu dimusnahkan akibat rosak terkena air, boleh dipulihkan oleh mereka. 

Dibawah merupakan laporan berita mengenai misi menyelamat rekod dan dokumen oleh Arkib Negara.

http://www.sinarharian.com.my/mobile/nasional/misi-arkib-negara-selamat-dokumen-kerajaan-1.363933
 



Misi arkib negara selamat dokumen kerajaan 

25 Februari 2015

KUALA LUMPUR - Banjir yang melanda beberapa negeri di pantai timur

pada akhir 2014 mengakibatkan banyak kerosakan aset dan

dokumen penting pejabat dan agensi kerajaan termasuk rekod pesakit

di hospital dan klinik. Pemilik harta persendirian terpaksa menghadapi

masa sukar membersihkan premis dan membuang sampah sarap akibat banjir

di samping menyelamatkan saki baki barang yang ada,

sebaliknya agensi kerajaan pula bertindak menggantikan aset-aset

yang rosak kepada yang baru.


Namun bagaimana pula nasib dokumen dan rekod penting yang rosak

ditenggelami air?


Menyedari berlakunya kerosakan besar ke atas dokumen dan
rekod di jabatan kerajaan, sebuah pasukan khas ditubuhkan iaitu

'Pasukan Bantuan Pemulihan Rekod Agensi dan Jabatan (PBPRAJ)’

untuk menjalankan misimenyelamat dan memulihara dokumen dan

rekod milik kerajaan.


Pasukan ini dibahagikan kepada dua kumpulan kecil mengikut
jajahan yang ditugaskan. Ia menjalankan tugas itu mulai 11-17 Jan

melibatkan lawatan ke 22 agensi dan jabatan kerajaan di

tujuh jajahan iaitu Kota Bharu,Tumpat, Pasir Mas, Tanah Merah, Jeli,

Kuala Krai dan Gua Musang.


Ketua Pengarah, Arkib Negara Malaysia (ANM), Azemi Abdul
Aziz memberitahu Bernama, pengurusan dokumen dan rekod kerajaan akibat

bencana adalah satu daripada bidang tugas ANM. ANM memang

mempunyai satu bahagian khas yang menjalankan tugasan ini.

Cuma untuk situasi di Kelantan kemusnahan teramat teruk dan meluas

hingga perlu ditubuhkan pasukan khas untuk melancarkan kerja.


Misi utama pasukan ini ialah mendapatkan dan mengenal pasti
dokumen dan rekod yang boleh diselamatkan. Bagi yang tidak dapat diselamatkan,
penilaian terperinci dilaksanakan sebelum dilaksanakan proses pelupusan.


Selamatkan dokumen sensitif


Menurut Azemi, apa yang paling penting bagi ANM ialah
menyelamatkan dokumen-dokumen yang sensitif dan kritikal. Untuk dokumen yang
terpaksa dimusnahkan, ia perlu dipastikan tidak mengganggu fungsi pejabat yang
memiliki dokumen itu. "Kita bersyukur sebab dokumen yang melibatkan orang
awam di tiga pejabat penting berjaya dipulihara. Jika ia musnah, tiada cara
untuk kita dapatkannya semula kerana satu-satunya salinan dokumen-dokumen ini
tersimpan di pejabat-pejabat yang berkenaan," tambah Azemi. Pejabat-pejabat
yang dimaksudkan ialah Jabatan Pendaftaran Negara (JPN) di Tanah Merah, Pejabat
Pendidikan Daerah Kuala Krai (PPDKK) dan Mahkamah Mejistret Tanah Merah.


Di JPN, fail-fail
dari tahun 1982 merangkumi 10 fail daftar lewat kad pengenalan, 10 fail anak
angkat berjaya dipulihara. Di PPDKK, fail-fail peribadi pelajar dan lebih 1,000
buku kenyataan perkhidmatan berjaya diselamatkan. Manakala di Mahkamah
Mejistret Tanah Merah, catatan mahkamah sejak tahun 1980 telah dipulihara.


Teknik pengeringan


Ketua PBPRAJ, Mohd Nasser Malim menjelaskan beberapa teknik
yang digunakan untuk memulihara dokumen. Dokumen yang dikenalpasti boleh
diselamatkan, dibersihkan melalui tiga proses iaitu pembersihan, pengeringan
dan penyusunan semula. Dalam proses pemulihan, tiga bekas air bersih digunakan.
Bekas pertama untuk membersihkan lumpur tebal. Air yang kotor dibuang dan
diganti air bersih. Proses ini diulang sebanyak tiga kali atau hingga dokumen
dipastikan bersih.


Span lembut digunakan untuk menggosok permukaan yang kotor
dan spatula digunakan untuk membuka dan mengasingkan helaian-helaian kertas. "Kalau
guna jari, kertas boleh koyak. Guna spatula pun kena hati-hati dan banyak
bersabar. Masa menggosok juga kena betul-betul lembut untuk elakkan kertas
koyak," jelas Nasser.


Proses pengeringan dilaksana menggunakan dua teknik. Teknik
pertama ialah menyusun di atas lantai. Teknik ini sesuai digunakan untuk bahan-bahan
berjilid seperti buku.


"Setiap helaian muka surat kami lapik dengan kertas
surat khabar untuk mempercepat proses pengeringan dan mengelak permukaan kertas
daripada melekat. Penggunaan surat khabar amat efisyen kerana ia mudah didapati
dan murah," kata Nasser. Walaupun nampak mudah, teknik ini mendapat
perhatian agensi pemulihara dokumen di Korea yang sudahpun menyatakan keinginan
mempelajari teknik ini dengan ANM